Treinamentos

As grandes organizações tendem a interpretar a sua gestão como um conjunto de departamentos. São organizadas de acordo com uma estrutura organizacional fruto das características específicas das diferentes funções e especialidades conduzindo, muitas vezes, à perda da visão de conjunto e do seu funcionamento sistêmico. Este fato é uma das consequências do antigo paradigma da divisão do trabalho, que adotava a distribuição das tarefas por especialidades profissionais, influenciando significativamente a maneira pela qual as empresas eram, e em muitos casos ainda são tradicionalmente organizadas.

Assim, os organogramas tradicionais foram elaborados para que cada Diretoria, Departamento ou Área (unidades organizacionais) fosse responsável por um grupo de tarefas ou atividades, que poderiam, desta forma, serem medidas, avaliadas e gerenciadas separadamente. Tal tipo de organização, se interpretada rigidamente, cria barreiras interdepartamentais dificultando a visão do fluxo real do trabalho. Neste modelo, cada uma das unidades organizacionais contribui individualmente para o fornecimento de um serviço. Porém, na realidade do cotidiano, um grande número destas atividades deve ser executado por mais de uma unidade organizacional para gerar o resultado final efetivo. Este encadeamento de atividades inter-relacionadas (e interdependentes), “cruzando” uma ou mais unidades organizacionais, com resultados concretos, para um ou mais clientes específicos, internos ou externos, constitui-se um PROCESSO DE TRABALHO.

Melhorar departamentos é importante, mas tem se mostrado insuficiente para melhorar a eficácia da grande maioria das empresas. A necessidade essencial de simplificação dos processos de trabalho, de maior velocidade, agilidade e flexibilidade está no cerne da questão da sobrevivência.

Programas de melhoria da Qualidade com frequência têm sido frustrantes, caros e com resultados demorados e limitados, quando aplicados a unidades organizacionais mais preocupadas com seu próprio desempenho do que com o resultado global.

O que está errado?

A estratégia! A nova estratégia empresarial exige uma visão e uma gestão sistêmica dos processos de trabalho das empresas, que atravessam as unidades formalmente estabelecidas pelos organogramas tradicionais. Ver a organização como um conjunto orgânico de processos ao invés de uma hierarquia de departamentos, é um requisito conceitual fundamental para a eficácia de sistemas complexos de gestão e um dos elementos básicos para o eficaz gerenciamento de atividades, resultados e custos em qualquer organização. Somente a compreensão, análise e redesenho dos processos interdepartamentais ocasionará melhorias no ritmo e intensidade necessários.

No entanto, o problema da maioria das ferramentas para redesenho de processos é que são pouco participativas, cabendo a um seleto grupo de especialistas os levantamentos, análises e sugestões de mudança. Daí a grande resistência que estas mudanças acabam causando, além dos custos e tempos dilatados para implantação.

As técnicas apresentadas neste treinamento, largamente aplicadas e comprovadas em empresas dos mais diversos portes e ramos, da iniciativa privada e da administração pública, têm seu sucesso alcançado por meio da efetiva participação de todos os níveis organizacionais no desenvolvimento do trabalho.

Este programa de treinamento, essencialmente prático e recheado de “cases” reais, coloca especial ênfase em transmitir técnicas e instrumentos que possibilitem o mapeamento, análise, redesenho e melhoria dos processos de trabalho das empresas, visando redução de tempos, retrabalhos e custos, com maior agilidade.

OBJETIVO

Ao final deste treinamento, os participantes terão bom conhecimento das seguintes metodologias e técnicas de trabalho e poderão começar a utilizá-las imediatamente:

• • técnicas para identificar os macroprocessos, os processos críticos, bem como seus subprocessos e grupos de atividades;
  • metodologia para priorizar os processos de acordo com os indicadores de desempenho estratégicos e resultados gerenciais respectivos;
  • metodologia e instrumentos específicos para o mapeamento, análise e redesenho dos processos de trabalho, envolvendo de maneira participativa todos os níveis organizacionais;
  • elaboração de um Plano de Ação para redesenho dos processos e implementar a Gestão por Processos.

METODOLOGIA

O treinamento compõe-se de parte expositiva e de muitos segmentos práticos, para permitir aos participantes a aplicação efetiva dos novos conceitos e a ligação objetiva e imediata do exposto com as questões reais das empresas.

Nos treinamentos in company sugere-se que a empresa escolha um ou mais processos de trabalho do seu cotidiano para ser utilizado como estudo de caso em sala. É essencial que os participantes conheçam adequadamente o processo escolhido.

Será enfatizado o aspecto prático dos temas abordados.

PÚBLICO-ALVO

• • Diretores, Gerentes, Supervisores e Facilitadores (analistas e técnicos) envolvidos em modernização da gestão.
  • Em função do caráter interativo do treinamento, o ideal é que as turmas sejam formadas com no mínimo 15 e no máximo 25 participantes.

CARGA HORÁRIA

Este treinamento pode ser ministrado em quatro modalidades:

• • Treinamento on line ao vivo: 12 horas divididas em quatro segmentos de 3h cada, em 4 dias;
  • Treinamento presencial: 16 horas em dois dias seguidos;
  • Curso: 24 horas em três dias; ou
  • Workshop in company: de acordo com a customização realizada.

CONTEÚDO PROGRAMÁTICO

1. CONTEXTUALIZAÇÃO – UMA NOVA REALIDADE:

• • o desafio dos homens;
  • o controle do destino;
  • uma era de incertezas;
  • reconstrução de paradigmas.

2. VISÃO GERAL DA GESTÃO POR PROCESSOS:

• • a importância da gestão por processos;
  • duas abordagens – processo e função.

3. ALINHAMENTO CONCEITUAL:

• • o que é processo de trabalho;
  • duas preocupações iniciais;
  • decomposição do processo de trabalho
  • indicadores de desempenho e sua tipologia.

4. ELEMENTOS CONSTITUTIVOS DA GESTÃO POR PROCESSOS DE TRABALHO:

• • os componentes de um processo;
  • estruturação de um processo;
  • tipos de representação e de descrição dos processos.

5. MAPEAMENTO, ANÁLISE E REDESENHO DE PROCESSOS DE TRABALHO:

• • análise preliminar e levantamento de atividades (“o que é feito”);
  • mapeamento dos processos (“como é feito”);
  • análise crítica de processos de trabalho;
  • classificação dos processos;
  • redesenho e normatização dos processos;
  • implementação dos processos redesenhados e normatizados.

6. NORMATIZAÇÃO E DOCUMENTAÇÃO DE PROCESSOS DE TRABALHO:

• • como documentar um processo de trabalho: os vários modelos;
  • conteúdo de uma documentação de processo;

7. MEDINDO OS PROCESSOS:

• • a questão da mensuração;
  • por que medir? Para que medir? O que medir? Como medir?
  • como definir os indicadores do processo;
  • como acompanhar a evolução dos indicadores.